06.06.2018

Logistik bei Sportvereinen - was ist zu beachten?

Abbildung 1: Fußballclubs versuchen heute, ihre Fans durch entsprechende Fanartikel an sich zu binden. Dies erfordert durchaus logistischen Aufwand. @ flooy (CC0-Lizenz) / pixabay.com

Hat ein Sportverein Erfolg, verändert er sich. Das muss geschehen, denn die Anforderungen an das tägliche Geschäft wachsen, die Wege zu Wettbewerben oder Veranstaltungen werden weiter und die Nachfrage nach dem Verein größer. Auch wenn die Eigenschaft, ein eingetragener und gemeinnütziger Verein zu sein, bestehen bleibt, agiert der Verein bald schon wie ein kleineres Unternehmen. Der jeweilige Kassenwart würde vermutlich behaupten, dass dies immer der Fall war, es jetzt aber wesentlich wichtiger wird. Aber was heißt das eigentlich in Bezug auf die Logistik? Um was muss sich der Vorstand kümmern und gibt es Hilfsmittel, die die Planung erleichtern? Dieser Artikel schaut sich das Ganze einmal an. 

Merchandise-Artikel

Ab einem bestimmten Bekanntheitsgrad ist das Merchandising eine wichtige Einnahmequelle des Vereins. Die Artikel stellen nicht nur Werbung dar, sie sind auch ein Identitätsmerkmal der Fans. Mit den Artikeln kommen aber auch neue Aufgaben hinzu: 


- Produktion - der Verein muss geeignete Produzenten für die einzelnen Artikel finden. Hier kommt es nicht nur auf den Preis, sondern auch auf die Qualität an. Kein Fan kauft weiteres Merchandise, wenn das T-Shirt bereits nach der ersten Wäsche in Stücke zerfällt. Bei der Auswahl entscheidet aber auch die Lieferung. Wie lange benötigt der Produzent, bis die Ware beim Verein ist? Auf welchem Wege wird sie verschickt? Muss erst jemand aus dem Club zum nächsten Depot fahren und die Waren abholen, vergeht Zeit und die Kosten steigen. Dasselbe gilt natürlich für Artikel, die in Übersee bestellt werden und beim Zoll hängen bleiben.
 
- Lagerung - umso mehr Artikel der Club anbietet, desto komplizierter wird die Lagerung. Irgendwann reicht kein bloßer Kellerraum im Vereinsheim oder eine Garage neben den Sportgeräten mehr. Gleichfalls müssen die Artikel vernünftig sortiert, eingelagert und gekennzeichnet werden. Gibt es bereits Verkaufsstellen in der Stadt, ist auch hier der Lagerbestand zu berücksichtigen. Der Verein handelt nun als Verkäufer und muss dieselben Wege beschreiten, die jeder Onlineshop und Händler geht. 

- Verkauf - können Fans die Artikel nur bei Veranstaltungen oder im stadteigenen Shop kaufen, ist die Angelegenheit noch recht übersichtlich. Hier ist nur auf den Warenbestand und die rechtzeitige Nachbestellung zu achten. 

- Versand - können Kunden über den Onlineshop des Vereins Waren bestellen, wird es kompliziert. Der Warenbestand muss stets mit dem Shop abgeglichen werden, damit keine Warenlücken auftreten. Und der Verein muss sich einen guten Logistikpartner zum Versand suchen.

Welche Hilfsmittel sind dabei sinnvoll?

Gerade kleine Vereine, die plötzlich bekannt werden und sich mit Merchandise auseinandersetzen müssen, sind anfangs gerne überfordert. Befinden sich im Club keine Personen, die beruflich mit Lagerhaltung und Logistik zu tun haben, bleibt nichts anderes übrig, als das Prinzip möglichst zügig zu lernen. Glücklicherweise gibt es aber Hilfsmittel, die zumindest für Ordnung sorgen: 


- Lagerregale - das können ruhig die günstigen Baumarktregale sein, aber im Lager muss die Grundlage für die Ordnung geschaffen werden. Jeder Merchandise-Artikel bekommt seinen eigenen Platz und wird dorthin geräumt. Und zwar wirklich nur dorthin, nicht ein Regalbrett weiter unten. 

- Auszeichnung - die Waren müssen ausgezeichnet werden. Das geht wunderbar mit Etikettendruckern und einem Etikett, welches einen Barcode aufweist. Auf dem Etikett - und im Barcode - sind sämtliche Details über diesen einen Artikel gespeichert: Größe, Farbe, Art usw. Auch der Lagerort wird festgelegt.

- Barcodescanner - zu den Etiketten gehört ein Barcodescanner. Neu ankommende Ware wird direkt mit einem Etikett versehen und mit dem Scanner gescannt. Bei ausgehender Ware wird auch gleich gescannt. 

- Warenwirtschaftssystem
- der Verein sollte sich möglichst schnell ein Warenwirtschaftssystem zulegen. Das können kleinere Softwarelösungen sein, bei großen Vereinen dann die ERP-Lösung. Die Barcodes werden alle im System hinterlegt, sodass die Ware hier mit Stückzahl und Lagerplatz aufgeführt wird. Das Warenwirtschaftssystem wird wiederum mit dem Onlineshop und den Bestellprogrammen der einzelnen Verkaufsstellen verknüpft. 

Gerade bei Vereinen, die einen eigenen Onlineshop unterhalten, aber auch mehrere weitere Verkaufsstellen besitzen, ist die Investition in ein ERP-System sinnvoll. Allerdings muss dabei aufgepasst werden, dass das System ausreichend Schnittstellen hat und auf die Bedürfnisse des Vereins angepasst werden kann. So sollte sich niemand ausschließlich auf die Logistik versteifen, sondern auch die Mitgliederverwaltung, Fahrtenplanung und Buchhaltung mit in das Programm aufnehmen lassen. 

Weitere Informationen

Abbildung 2: Vereine machen heute ein großes Geschäft mit allerlei Sportartikeln. @ derJani (CC0-Lizenz) / pixabay.com

Nicht jeder Erfolg eines Vereins kommt überraschend. Bei einer Fußballmannschaft lässt sich über die Saison schon gut abschätzen, dass der Aufstieg auf dem Plan stehen könnte. Problematischer sind die Umstellungen und neuen Anforderungen, wenn der Club wirklich über Nacht Erfolg hat. Dem Turner gelingt unverhofft der große Erfolg, der Judoka geht als absoluter Außenseiter in den Kampf und schlägt die Konkurrenz im Handumdrehen. Doch auch, wenn die Mannschaft am letzten Spieltag die Kurve bekommt und mehr durch Zufall das Unglaubliche wahr macht und den Aufstieg schafft, ändert sich vieles: 


- Fahrtstrecken - umso höher die Klasse, in der ein Verein antritt, desto länger sind die Strecken zu den einzelnen Wettkämpfen oder Spielen. Auch die Tourenplanung inklusive Mietfahrzeuge und Benzinausgaben fallen mit in die Logistik. 

- Reinigung - nicht selten bedeuten höhere Klassen auch, dass Wettkämpfe und Spiele häufiger stattfinden. Der Club muss sich nun um die Reinigung der Sportwäsche kümmern, sofern die Spieler es nicht selbst erledigen. Das ist ein größerer Aufwand, doch muss auch ein höherer Materialverbrauch eingeplant werden. 

- Rechtzeitige Planung - gerade bei Fußballvereinen gilt, sich bei Erfolg nach oben hin umzusehen. Die Anforderungen an die Spielstätten ändern sich, also muss der Club rechtzeitig prüfen, ob die eigene Stätte den Anforderungen entspricht, welche Ausweichmöglichkeiten es gibt und welche Fördermittel für einen eventuellen Umbau beantragt werden können. Dieser Schritt muss früh erfolgen, denn gerade die Gespräche mit der Stadt und dem Land können Monate dauern. 

Fazit - ein Unternehmen mit gemeinnützigem Zweck

Kein Verein muss einen großen Namen führen, um sich als Unternehmen zu sehen. Eine gewisse unternehmerische Grundlage ist bei jedem Club vorhanden, sie wird nur wichtiger, wenn der Verein wächst. Eines der Standbeine, das von Beginn an vorhanden sein sollte, ist die Logistik. Wer sie gleich von der Vereinsgründung an vernünftig aufbaut, wird auch nicht überrannt, wenn sich der Erfolg einstellt. 

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